REGLEMENT INTERIEUR de la SALLE des FETES de VILLIERS en DESŒUVRE
ARTICLE 1 : Objet. Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la Salle des Fêtes de Villiers en Désœuvre, réservée prioritairement aux activités organisées par les mouvements associatifs locaux, les scolaires et les particuliers résidant dans la commune.
ARTICLE 2 : Location - Mise à disposition. La salle des fêtes de Villiers pourra être mise gratuitement à la disposition des associations communales sur réservation. Elle pourra être louée sur réservation aux particuliers et associations extérieures à la commune selon les tarifs de location établis par délibération. La réservation de la salle comprend la totalité du local. Une seule réservation sera acceptée par week-end. La signature d'un contrat de location par le particulier locataire libère la commune de toute responsabilité au niveau de l'utilisation des locaux. Les clefs de la salle des fêtes sont mises à la disposition de la personne signataire de la convention de location aux heures d’ouverture de la Mairie le jeudi précédant la manifestation de 14h00 à 18h30. Les réservations pour le week-end démarrent du samedi matin 8h00 au lundi matin 8h00. Toutefois la mise en place du matériel pourra débuter le vendredi soir à 19h00, sans utilisation festive, après accord de la Mairie en fonction des disponibilités de la salle.
ARTICLE 3 : Conditions de réservation. Les demandes de réservation doivent être faites auprès de la mairie au moins 15 jours avant la date de réservation souhaitée accompagnées d’un chèque du montant de la location de la salle. La mairie se réserve le droit de louer ou non la salle en fonction des dates et demandes. La salle ne pourra être louée ni utilisée exclusivement par des mineurs. L'utilisation de la salle par des mineurs aura pour impératif de nommer une personne majeure (père ou mère) considérée comme organisateur et responsable de la soirée. La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite. Un chèque de caution d'un montant de 500,00 € sera demandé lors de la remise des clefs (libellé à l'ordre du Trésor Public). Chaque utilisateur devra justifier d’une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers. La Municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l’utilisation de la salle ainsi que pour les dommages aux biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne pourra être tenue pour responsable des vols commis dans l’enceinte de la salle et ses annexes. En cas de dégradations d'un montant inférieur à 500€, les locataires s'engagent à régler le montant exact des réparations sur présentation de facture. Le chèque de caution leur sera alors restitué. Si les dommages viennent à dépasser le montant provisionné, le chèque de caution n’est pas restitué, les locataires s'engagent à régler le surcoût sur présentation de facture. Les associations communales seront dispensées de ces versements mais s'engageront à supporter les frais d'éventuelles dégradations.
ARTICLE 4 : Taux d'Occupation. Le nombre de places assises est limité à 100 personnes.
ARTICLE 5 : Annulation de Réservation. Monsieur Le Maire peut, à tout moment, être amené à annuler une manifestation en cas de force majeure. Il doit prévenir le locataire dans les meilleurs délais. Le locataire ne peut demander d'indemnités à cette occasion. Le locataire peut être lui aussi amené à annuler sa manifestation. Le chèque de réservation lui sera alors restitué si l’annulation intervient au plus tard un mois avant la date prévue. Si l’annulation intervient après ce délai, le chèque ne pourra être restitué.
ARTICLE 6 : Types de manifestation. La salle des fêtes pourra accueillir les manifestations suivantes : Soirées dansantes, spectacles, réunions, repas de famille, colloques et collations. En règle générale, la pratique du sport n'est pas autorisée, sauf dans le cadre d'une dérogation exceptionnelle encadrée par convention. Il est interdit d'utiliser la salle des fêtes au titre de dortoir.
ARTICLE 7 : Règles de sécurité. Les règles de sécurité devront être respectées :
Veiller à préserver l'accès et l'ouverture des portes de sécurité vers l'extérieur pour garantir l’évacuation d’urgence et l’accès des personnels de secours pendant la manifestation.
En cas d’incident nécessitant l’évacuation de la salle, les personnes valides porteront assistance aux personnes souffrants d’un handicap afin de les aider vers les sorties de secours.
Avant l'arrivée du public, s'assurer du bon fonctionnement des dispositifs de sécurité.
Interdiction d’introduire dans l’enceinte des pétards, fumigènes…
Interdiction de déposer des cycles & cyclomoteur à l’intérieur des locaux…
Interdiction de fumer dans les locaux de la salle des fêtes.
Toutes modifications des installations électriques et autres équipements (eau, téléphone) sont également interdites.
ARTICLE 8 : Niveau Sonore. La présence de voisinage à proximité de la salle devra être prise en compte. Le niveau sonore de la manifestation devra être modéré en conséquence. Conformément au Code Pénal et à l'article L2212-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, le locataire devra respecter la tranquillité des voisins sous peine de contravention. Ainsi, à partir de 22h00, les sonorisations ou autres diffuseurs de musique seront réduits. Il est impératif de veiller scrupuleusement à la quiétude du voisinage. Les portes et fenêtres devront ainsi être maintenues fermées, y compris les issues de secours. Les usagers de la salle doivent s'abstenir d'animations ou de manifestations extérieures à la salle. Toute dérogation à cette règle devra faire l'objet d'une demande préalable en mairie. Toute infraction relevée sera verbalisable par les services de gendarmerie. En cours d’utilisation, l’intensité sonore ne devra pas dépasser le niveau de réglage maximum autorisé pour cette salle qui s’élève à 95db. Au-delà, un avertisseur lumineux signalera le dépassement. En cas de dépassement du seuil de plus de 10 minutes, l’alimentation électrique de la sono sera interrompue automatiquement pendant 15 secondes. En cas de 3 dépassements du seuil maximum autorisé d’une durée de 10 minutes, l’alimentation sera définitivement arrêtée et ne pourra être remise en marche que le lundi suivant la location.
ARTICLE 9 : Nettoyage des Locaux. Les locaux, le matériel, le mobilier et les alentours de la salle des fêtes devront être remis en état avant de rendre les clefs. Le nettoyage comprend :
Balayage et nettoyage des sols de la salle, de la cuisine, des sanitaires. Si le parquet de la salle nécessite un lessivage, il devra se faire à l’eau sans produit lessivant.
Nettoyage et rangement du matériel mobilier,
Arrêt du chauffage, eau, électricité.
Les alentours de la salle (extérieurs) devront être laissés en état de propreté,
Les déchets devront être déposés dans les containers prévus à cet effet.
ARTICLE 10 : Matériel. L’équipement de cuisine ainsi que les chaises et tables seront mis à disposition du locataire selon ses besoins. En aucun cas le matériel ne pourra être sorti de l’enceinte de la salle des fêtes. Un inventaire sera établi avec les services de la mairie à la prise en charge et au retour des clefs. Les accessoires manquants seront refacturés à prix coûtant de rachat.
ARTICLE 11 : Remise des Clefs. Quand le locataire ou l'association prendra les clefs, un état des lieux intérieur et extérieur ainsi que la vérification du matériel mis à disposition sera effectué par les deux parties.